Что такое персональные данные

Фамилия, имя и отчество, дата рождения, паспортные сведения, СНИЛС, ИНН физического лица. Это персональные данные в большинстве ситуаций. Анкета при приеме на работу, договор с клиентом, кадровая карточка содержат такие сведения, и каждая из этих форм запускает обработку.

Для признания сведений персональными не обязательно иметь полный комплект документов. ФИО само по себе уже относится к человеку. Другой вопрос, достаточно ли одного ФИО, чтобы определить человека в конкретной ситуации. Это зависит от контекста.

Номер телефона, электронная почта, адрес проживания или доставки. Здесь важно различать несколько вещей. Личный номер человека, номер конкретного сотрудника на рабочей симке и общий телефон организации - это не одно и то же. Общий номер, по которому отвечает отдел продаж, сам по себе не указывает на конкретного человека.

Электронная почта устроена похоже. Адрес без имени все равно может быть связан с человеком, если он используется для входа в аккаунт или указан в карточке клиента. Отсутствие имени в написании адреса не исключает связи с человеком.

Подписанная анкета содержит прямое указание на личность. Запись под внутренним номером клиента, связанная с его карточкой, содержит косвенное указание. В самой записи имени нет, но при доступе к карточке становится ясно, о ком речь. Косвенная связь тоже делает сведения персональными данными.

Определение человека не сводится к обязательному знанию паспортных данных. Достаточно возможности определить его в конкретных условиях. Кто имеет доступ к дополнительным сведениям, какие таблицы связаны между собой, какие ключи хранятся отдельно. Эти вопросы важнее наличия или отсутствия имени в конкретном поле.

Дата рождения сама по себе может быть просто датой. Место работы само по себе тоже. Но дата рождения, место работы, должность и дополнительные признаки вместе часто делают человека определяемым, даже если имени нет. Чем больше признаков пересекается, тем выше вероятность выделить конкретного человека.

Пример. Мужчина, 1985 года рождения, финансовый директор, работает в компании с определенным профилем. Добавим город и отрасль. С каждым новым признаком круг сужается, и в какой-то момент человек становится определимым. Оценка всегда идет по совокупности, а не по отдельному полю.

Контактные, идентификационные, кадровые и другие сведения, которые не относятся к специальным категориям или биометрии в конкретной обработке. Это самая широкая группа, и в нее попадает большинство того, с чем компании работают ежедневно.

Статья 10 закона относит к специальным категориям сведения о расовой и национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья и интимной жизни. Обработка таких сведений по общему правилу не допускается, кроме случаев, прямо предусмотренных законом, например при наличии письменного согласия субъекта или когда обработка необходима для защиты жизни и здоровья.

Сведения о судимости регулируются отдельно.

Биометрия - это сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, используются для установления его личности и позволяют это сделать. Ключевое условие - использование для установления личности. Фотография для публикации в корпоративном блоге и изображение, которое система распознавания использует для доступа в офис, - это разные вещи с точки зрения режима обработки. Различие определяется не только форматом файла, но и назначением.

Роскомнадзор в своих разъяснениях подтверждает, что обработка биометрических персональных данных может осуществляться только при наличии согласия в письменной форме, за исключением отдельных случаев, предусмотренных законом. Относить любую фотографию к биометрии автоматически неправильно, но и считать, что фотография в личном деле не подпадает под регулирование, тоже неверно.

Разрешение на распространение описывает условия обработки, но не создает отдельный вид сведений наподобие телефона или диагноза. Открытый доступ, общедоступные источники и согласие на распространение - это разные режимы. Размещение в интернете не означает безусловного разрешения на дальнейшее использование. Человек может разрешить опубликовать свои данные, но не согласиться на их передачу третьим лицам для иных целей.

Да, если номер связан с конкретным человеком. Личный номер, номер в клиентской базе и номер сотрудника в корпоративной карточке относятся к персональным данным. Общий телефон организации, который не указывает на конкретного работника, сам по себе персональными данными не является. Телефон не становится персональными данными только при добавлении ФИО. Связь может быть и без имени, например через аккаунт или заказ.

Да, при наличии связи с человеком. Именная рабочая почта, общий ящик отдела и адрес, привязанный к личному аккаунту, дают разный результат. Отсутствие имени в написании адреса не исключает связи. Если ящик используется для входа в систему, где есть профиль человека, это уже связь.

Скрытие ФИО, замена номера, кодирование, шифрование и обезличивание - это разные действия. Удаление имени не равно обезличиванию. Если из таблицы удалили имена, но оставили уникальные сочетания должности, возраста и места работы, человек может остаться определимым.

Обезличивание, в отличие от удаления, можно обратить вспять. Если есть ключ, исходные данные можно восстановить. Поэтому обезличивание менее надежно, чем полное уничтожение, хотя и позволяет безопаснее использовать данные для отчетов и анализа.

Да, если сохраняются дополнительные таблицы, ключи или возможность сопоставления с другими источниками. Хеширование не делает данные анонимными автоматически. Хеш - это преобразование, а не гарантия необратимости. Если есть исходный набор и словарь возможных значений, хеш может быть сопоставлен.

Субъект - это человек, к которому относятся сведения. Оператор определяет цели и другие параметры обработки. При оформлении заказа клиент выступает субъектом, а компания - оператором. Если компания передает данные службе доставки, у последней появляется своя роль в обработке, и это нужно учитывать.

Один набор данных проходит по цепочке. Форма заявки на сайте, затем CRM, затем звонок менеджера, затем передача службе доставки, затем хранение. На каждом этапе данные обрабатываются, и на каждом этапе действуют свои требования.

Заявки, заказы, личные кабинеты, обращения в поддержку, аналитика. Сведения могут находиться сразу в нескольких системах, и не всегда компания помнит обо всех копиях. Одна и та же запись о клиенте может быть в CRM, в почте менеджера, в системе поддержки и в выгрузке для маркетинга.

Резюме, кадровые документы, выплаты, пропуска и рабочие контакты. Кадровая обработка не сводится к хранению паспортов. Резюме соискателя, который не был принят на работу, тоже персональные данные, и сроки их хранения определяются отдельно.

ФИО подписантов, контакты менеджеров, доверенности, переписка. Работа только с юридическими лицами не исключает обработки сведений о физических лицах. При подписании договора с организацией компания все равно работает с конкретным человеком, который его подписывает или ведет.

Передача таблиц, резюме, договоров и записей разговоров во внешние сервисы. Смена места хранения не отменяет характера информации. При загрузке резюме кандидата в нейросеть для анализа сведения о человеке передаются во внешний сервис, и это требует оценки основания и рисков.

Оценивайте необходимый объем данных, получателя и назначение запроса. Анкета в поликлинике, копия паспорта для пропуска и форма регистрации на сайте требуют разного объема. Если запрашивают больше, чем нужно для заявленной цели, это повод задать вопрос.

Публичные профили, документы по открытым ссылкам, доступы приложений, защита почты и способов восстановления. Основные права и порядок обращения к оператору закреплены законом. Отзыв согласия не всегда означает прекращение обработки, потому что могут действовать другие законные основания. Оператор обязан прекратить обработку и уничтожить данные в срок, установленный законом, но если есть иное основание, обработка может продолжиться. При подозрении на утечку порядок действий описан в отдельном материале.